Danoffice IT fik mindre manuelt arbejde, færre fejl, bedre data og stærkere procesflow
Danoffice IT ApS bygger IT-infrastruktur til sine mange internationale kunder. Derfor var de på udkig efter en EDI-partner, der kunne hjælpe dem med at optimere deres datahåndtering og de mange formater fra forskellige lande. Herigennem opstod mødet med iEDI, som sammen har vist sig at være den perfekte løsning.
Stefan Mølgaard, Head of ERP & Process hos Danoffice IT, fortæller om samarbejdet:
”iEDI har hjulpet os med at konvertere dokumenter fra nogle af vores største leverandører fra deres egne XML-formater til et standard OIOUBL-format. Det har sikret, at vi kan indlæse dem i vores ERP-system uden yderligere ændringer eller udvikling.”
Denne form for effektivisering har hjulpet Danoffice IT med at håndtere store mængder af data, forklarer Stefan Mølgaard:
“Det har resulteret i at over 50.000 fakturaer årligt nu bliver modtaget i et standardiseret elektronisk format i stedet for PDF. Det har gjort det meget lettere for os at arbejde med data og automatisere vores fakturaregistrering.”
Denne overgang til et standardiseret format har ikke kun givet Danoffice IT bedre arbejdsgange, men også gjort det muligt at integrere yderligere tilpasninger. Som Stefan Mølgaard uddyber:
”Vi har fået lavet tilpasninger til filformaterne, så vi nu modtager tekstlinjer i de tilfælde, hvor der er behov for det. Før var vi nødt til at finde den gamle XML-version for at se teksten, hvilket var både besværligt og tidskrævende. Nu kan vi se teksten direkte i filen i vores ERP-system, som et standardformat. Det er en kæmpe hjælp for os.”
På den måde sparer Danoffice IT både tid og penge, ved at få elimineret tidskrævende manuelle opgaver.
Effektivisering gennem samarbejde
En af de mest værdifulde fordele ved samarbejdet mellem Danoffice IT og iEDI har været i dialogen med deres leverandører.
”En af de bedste ting ved forløbet har været, at iEDI har stået for al kommunikation med vores leverandører i forhold til teknisk sparring, eksempler, udveksling af FTP-detaljer osv. Det har gjort, at vi ikke selv har skullet være mellemmand, og kan koncentrere os om at tænke på løsningen i stedet for processen” siger Stefan Mølgaard.
Hvis du som virksomhed overvejer at optimere dine arbejdsgange, er iEDI en oplagt vej at gå, mener han:
”Jeg vil anbefale alle, der gerne vil arbejde mere effektivt med data fra filer i forskellige formater eller PDF, til at tage en snak med iEDI om, hvordan de kan optimere de forskellige formater, man får tilsendt.”
Resultater efter 8 måneder
Efter blot otte måneder med iEDI’s løsninger har Danoffice IT allerede oplevet markante forbedringer i effektiviteten og arbejdsgangene. Ved at konvertere alle leverandørfakturaer til ét standardiseret OIOUBL-format kan over 50.000 fakturaer årligt nu behandles automatisk i deres ERP-system.
Har du overvejet at implementere EDI-løsninger i din virksomhed? Kontakt os i dag og oplev, hvordan vi kan skræddersy en løsning, der passer til netop dine behov.
